Norme, policy e buone prassi

Lavoriamo aspirando sempre al massimo livello di onestà morale e siamo responsabili nell’utilizzo efficace ed efficiente delle nostre risorse anche grazie a norme, policy e buone prassi che ispirano e informano diversi ambiti del nostro operato.

Modello organizzativo 231

Il Decreto Legislativo 231 del 2001 stabilisce un regime di responsabilità amministrativa a carico degli enti nel cui interesse o vantaggio è stato compiuto un reato tra quelli elencati nel Decreto stesso. Al fine di prevenire la commissione di tali reati il Decreto raccomanda l’adozione ed attuazione di un Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo: il cosiddetto Modello 231. Il Consiglio Direttivo di Save the Children Italia ha approvato il Modello 231 in data 18 luglio 2014. Il Modello riflette l’impegno dell’Organizzazione a garantire l’assoluta legalità e trasparenza del suo operato e rappresenta una guida per tutti coloro che lavorano in nome e per conto di Save the Children Italia oltre che per tutti gli interlocutori dell’Organizzazione. Il Modello è stato progressivamente aggiornato a fronte delle modifiche organizzative e normative che hanno interessato l’Organizzazione nel corso degli anni, nella prospettiva del miglioramento continuo. Contestualmente all’approvazione del Modello, Save the Children Italia ha aggiornato il proprio Codice Etico per dare opportuna visibilità ai propri valori e standard di condotta e orientare i comportamenti di tutte le persone interne all’Organizzazione (organi sociali, management, dipendenti, collaboratori) e di tutti coloro che, direttamente o indirettamente, stabilmente o temporaneamente, instaurino con l’Organizzazione rapporti e relazioni.

Protezione e sicurezza dei dati personali

Save the Children considera di fondamentale importanza la tutela dei dati personali dei propri donatori e sostenitori e delle persone raggiunte dai suoi interventi programmatici. Per questo motivo ha ritenuto necessario garantire che il trattamento dei dati personali, effettuato con qualsiasi modalità, sia automatizzata che manuale, avvenga nel pieno rispetto delle tutele e dei diritti riconosciuti dal Regolamento UE 679/2016 (General Data Protection Regulation o GDPR.), relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e dalle ulteriori norme applicabili in tema di protezione dei dati personali.
Il Disciplinare Privacy racchiude e sintetizza tutte le linee guida, regole e procedure adottate nel tempo da Save the Children Italia in materia di GDPR. Questo documento, in cui sono contenute procedure comportamentali stabilite da leggi e regolamenti, ha lo scopo di accrescere all’interno dell’Organizzazione la cultura del “trattamento dei dati personali”, diffondendo best practice finalizzate a proteggere la riservatezza e l’integrità delle informazioni classificabili come dati personali gestite da Save the Children Italia.

Sicurezza nei luoghi di lavoro

Save the Children Italia pone attenzione alle disposizioni contenute nel testo unico sulla salute e sicurezza sul lavoro (D.Lgs. 9 aprile 2008, n. 81) e si impegna a creare una cultura di consapevolezza e gestione del rischio di Safety & Security che risponda, in modo pragmatico ed efficace, alla necessità di innalzare la tutela e protezione di tutto il personale. L’Organizzazione si impegna a stabilire misure sostenibili per mitigare rischi riconosciuti, e ad integrare aspetti Safety & Security nella progettazione e implementazione di tutti i programmi, al fine di permettere al nostro personale di prendere decisioni basate su una migliore comprensione e valutazione della sicurezza negli ambiti, talvolta complessi, in cui operiamo, massimizzando così l’impatto dei nostri programmi per bambini e famiglie. Per una descrizione delle principali attività svolte nel 2023 sul tema della sicurezza si rimanda al paragrafo dedicato all’interno del sito (link al paragrafo).

Principi chiave e standard di safeguarding

Dal 2011 ci siamo dotati di una serie di documenti vincolanti per tutte le persone del nostro staff, nonché i consulenti, i volontari, i partner o i rappresentanti della nostra Organizzazione consistenti in:

• una Policy di tutela, che esprime il posizionamento dell’Organizzazione in merito alla tutela e alla Protezione dei minori ed è vincolante per tutti coloro che a vario titolo collaborano con l’Organizzazione;

• un Codice di Condotta, che regola il comportamento che tutti coloro che operano per Save the Children Italia devono adottare a tutela dei minori;

• una Procedura Generale, che contiene le definizioni delle diverse forme di abuso nei confronti dei minori, indica i possibili rischi connessi al comportamento degli adulti e fornisce le linee guida per la segnalazione e la gestione di un sospetto maltrattamento, abuso o sfruttamento di bambine, bambini e adolescenti.

Per un quadro complessivo delle policy adottate in ambito di tutela e delle attività svolte nel 2023 si rimanda alla sezione dedicata all’interno del presente documento.

Linee guida e standard per la gestione degli acquisti

Gli acquisti di Save the Children Italia sono gestiti attraverso una procedura rigorosa fondata su Princìpi e Linee Guida che garantiscono il rispetto dei valori e delle buone pratiche nazionali e internazionali. Tutti gli acquisti devono essere trasparenti e garantire uguale trattamento dei fornitori senza discriminazioni né favoritismi. Per questo è stato definito un attento processo di selezione dei fornitori, che vengono registrati in un apposito Albo, rivisto ed aggiornato periodicamente, dove si rileva l’assenza di conflitti di interesse, di procedimenti giudiziali e l’aderenza al Codice Etico di Save the Children. Le forniture vengono selezionate attraverso un processo trasparente che assicura il miglior rapporto qualità-­prezzo, preferendo gli acquisti locali, promuovendo l’economia del territorio e minimizzando l’impatto sull’ambiente. A tal proposito, in corso di redazione del presente Bilancio Sociale è stata avviata la scrittura di linee guida e buone pratiche che applichino criteri sostenibili in tutte le fasi coinvolte nel processo d’acquisto, per generare un impatto positivo sull’ambiente, sulla società e sull’economia, diminuendo i rischi e diffondendo modelli innovativi lungo l’intera filiera. L’Ufficio Acquisti di Save the Children lavora in sinergia con tutta l’Organizzazione ottenendo una puntuale pianificazione degli approvvigionamenti. Attraverso una supply chain integrata si garantiscono l’efficienza della spesa e la gestione ottimale degli stock, per una pronta risposta alle esigenze delle attività progettuali.

Policy etica per la raccolta fondi da parte di aziende e fondazioni

Le relazioni con le aziende e le fondazioni sono fondamentali per assicurare sostenibilità ai nostri programmi e vengono avviate solo in armonia con la policy etica e la missione dell’Organizzazione. Save the Children Italia non accetta e respinge qualsiasi supporto finanziario da parte di aziende e fondazioni che appartengono a specifici settori merceologici considerati intrinsecamente dannosi per l’infanzia in modo diretto o indiretto (settori No­-Go) e valuta attraverso un rigido processo di analisi le opportunità che provengono da specifici cluster considerati critici (settori ad Alto Rischio).

Altre policy adottate

• la Policy Gestione del Conflitto di interesse, adottata nel 2018, per evitare situazioni di conflitto di interessi e preservare l’integrità dell’operato di Save the Children Italia. Richiama le circostanze che generano o che potrebbero generare un conflitto di interessi e definisce il processo da seguire per gestire queste situazioni;
• la Policy Anti frode e corruzione, adottata nel 2018, per prevenire il verificarsi di comportamenti fraudolenti o corruttivi, indica i ruoli e le responsabilità all’interno dell’Organizzazione e definisce un processo in grado di adottare le misure correttive più congrue;
• la Policy di Gestione dei rapporti con la Pubblica Amministrazione, adottata nel 2021, per disciplinare le norme di comportamento che il personale di Save the Children Italia è tenuto a seguire nei rapporti con la Pubblica Amministrazione, i Pubblici Ufficiali e gli Incaricati di Pubblico Servizio e per gestire i rapporti con la Pubblica Amministrazione durante le loro attività di vigilanza e/o di supervisione;
• la Policy di segnalazione delle violazioni (Whistleblowing), adottata nel 2020 per fornire a tutti coloro che lavorano o collaborano con Save the Children chiare indicazioni sulle modalità di effettuazione e trasmissione delle segnalazioni e forme di tutela offerte al segnalante, aggiornata a dicembre 2023 per renderla conforme al D.lgs 24/2023.

Inoltre dal 2023 Save the Children ha intrapreso un progetto di aggiornamento e rivisitazione di tutto il sistema procedurale dell’Organizzazione, che con un approccio modulare, ha l’obiettivo di:

• procedere all’aggiornamento di tutta la documentazione in perimetro;
• verificarne l’omogeneità e la coerenza rispetto agli standard procedurali definiti da Save the Children;
• costruire un modello di Knowledge Management System che favorisca una repository comune e condivisa e la diffusione di policy e procedure a tutti gli utenti interessati.